مفهوم Project Scope یا همان محدوده پروژه در مهندسی نرم افزار

Project Scope بخشی از عملیات طرح ریزی پروژه است که شامل تعیین و مستند سازی لیستی از اهداف خاص و ثابت پروژه ، deliverables (موارد قابل تحویل از جمله اخبار ، اسناد و .) ، وظایف ، هزینه ها و ضرب العجل ها می باشد. مستند سازی محدوده پروژه که با عناوین scope statement ( بیانیه محدوده ) ، terms of reference ( شروط مرجع ) و statement of work ( شرح کار ) نیز شناخته می شود ، در واقع حدود پروژه را تعیین کرده و وظایف هر عضو از تیم را تعیین می کند و روش هایی را برای تکمیل و تایید نهایی کار ، تعیین می نماید.

البته کاربرد این مستندات تنها به اینجا محدود نمی شود و طی دوران انجام پروژه ، اسناد مذکور سبب می شوند که اعضای تیم تمرکز خود را بر روی پروژه و وظایف محوله حفظ نمایند. مستندات محدوده پروژه همچنین راهنمایی هایی را برای اعضای تیم در طی فرآیند انجام پروژه ارائه می کند که به آن ها در تصمیم گیری در رابطه با درخواست های تغییر ، کمک می نماید. البته لطفا توجه کنید که شما نباید مستند سازی محدوده پروژه را با مفهوم ماهیت پروژه ( projectrsquo;s charter ) اشتباه بگیرید. چرا که ماهیت پروژه در واقع یک مستند سازی ساده برای اعلام وجود پروژه است.

تعیین محدوده پروژه چه اهمیتی دارد ؟

تغییر پیدا کردن بخش هایی از پروژه ، طی پیاده سازی آن مخصوصا در پروژه های بزرگ امری طبیعی می باشد. از این رو هر چقدر که مستند سازی محدوده پروژه در ابتدای کار به خوبی صورت گرفته باشد ، تیم انجام دهنده پروژه نیز به همان قدر در هنگام مدیریت این تغییرات توانا خواهد بود. در واقع در هنگام مستند سازی محدوده پروژه ، طرفین می باید تا حد ممکن رک و دقیق باشند تا از هر گونه خزش محدوده ( scope creep ) جلوگیری به عمل آید.

توجه : خزش محدوده ، Scope creep یا سندرم سینک آشپزخانه ، در مدیریت پروژه ، اشاره به تغییرات ، رشد مداوم یا کنترل نشده در محدوده پروژه ، در هر نقطه از زمان شروع تا پایان پروژه دارد. که منجر به افزایش مدیریت نشده تعهدات یا کارهای اجرایی ، به میزان بیش از تعهدات اولیه پروژه خواهد شد. موردی که به هیچ وجه به نفع تیم توسعه دهنده نخواهد بود.

گفتنی است که اجرای یک مدیریت محدوده پروژه کار آمد ، مستم برقراری ارتباطی کار آمد است. تا از این طریق تضمین شود که تمامی اعضای تیم محدوده پروژه را به خوبی درک کرده و بر روی اهداف نهایی پروژه توافق نظر دارند. همچنین به عنوان بخشی از فرآیند مدیریت محدوده پروژه ، رهبر تیم توسعه دهنده می باید اقدام به درخواست تاییدیه هایی از جانب تمامی ذی نفعان پروژه نماید. تا از این طریف اطمینان حاصل شود که نتیجه نهایی قابل قبول تمامی طرفین و نیز مطابق با نیازهای مطرح شده می باشد.

مزایای مستند سازی محدوده پروژه

برخی از مزایای مستند سازی محدوده پروژه ، برای هر اورگانی که می خواهد پروژه یا مسئولیت انجام کاری را عهده دار شود ، عبارتند از:

• مستندات محدوده پروژه ، بیان می کند که پروژه به چه منظوری انجام می شود. این امر سبب می شود که تمامی ذی نفعان متوجه شوند که پروژه شامل چه مواردی می شود.
• مستند سازی محدوده پروژه ، نقشه راهی را برای مدیران مهیا می نماید که می توانند از آن برای تعیین وظایف ، زمان بندی کارها و بودجه بندی ، استفاده نمایند.
• این مستندات اعضای تیم را روی اهداف اصلی متمرکز می نماید و و از گسترش یافتن پروژه و خارج شدن آن از محدوده تعیین شده جلو گیری می نماید. که مخصوصا در پروژه های پیچیده بسیار کار آمد خواهد بود.

عموم مدیران پروژه ها به این امر پی برده اند که تعیین مناسب و به جای محدوده پروژه سبب می شود که پروژه ها متمرکز مانده و آن گونه که انتظار می رود اجرا شوند. تعیین محدوده در واقع یک زیربنای قوی برای مدیریت پروژه طی فرآیند پیشرفت آن فرآهم می نماید. و نیز کمک می نماید که شما مطمعن شوید منابع برای موارد و عناصر خارج از پروژه هدر نشده و به سمت نا صحیح هدایت نمی شوند.

محدوده پروژه چگونه تعیین می شود ؟

تعیین و تعریف محدوده پروژه ، نیازمند دریافت اطلاعات ورودی از ذی نفعان می باشد. به عبارت دیگر در این مرحله مدیر پروژه با همراهی ذی نفعان ، اقدام به تعیین عناصر مختلف پروژه همچون بودجه ، اهداف ، کیفیت و ضرب العجل ها می نمایند. به عبارت دیگر برای تعیین درست محدوده پروژه ، مدیر پروژه موظف است که تمامی نیازها و اهداف ذی نفعان از پروژه را تعیین و تجمیع نماید. که شامل اهداف پروژه ، موارد قابل تحویل ( deliverables ) ، حداکثر زمان تکمیل پروژه و میزان هزینه ای که ذی نفعان قادر به تقبل آن هستند ، می شود.

هدف از این اقدام جمع آوری و ثبت اطلاعات جامع و دقیقی است که ثابت می کنند محدوده پروژه تمامی نیازمندی ها و تغییرات احتمالی را به درستی منعکس می نماید. تا از این طریق این امکان برای رهبران پروژه فرآهم آید که محصول مورد انتظار ذی نفعان را مطابق انتظارات و با زمان و بودجه تعیین شده ، ارائه نمایند.

شرح کار یا همان مستندات محدوده پروژه ، چگونه نوشته می شوند ؟

مستند محدوده پروژه ، یک سند مکتوب است که شامل تمامی اطلاعات مورد نیاز برای تولید موارد قابل تحویل ( deliverables ) یک پروژه می باشد. در حقیقت مستند محدوده پروژه باید حتی از مستند کاری نیز دقیقتر و با جزئیات تر بوده و تیم اجرا کننده را یاری نماید که بر روی پروژه متمرکز بوده و وظایف محوله را به درستی انجام دهند.

scope statement ( مستند محدوده ) همچنین راهنمایی های کار آمدی را برای رهبر تیم یا هدایت کننده پروژه ارائه می نماید که وی را در اخذ تصمیمات کار آمد در رابطه با درخواست تغییرات ، در طی زمان انجام پروژه ، یاری می نماید. چرا که همان طوری که در بالا نیز ذکر کردیم ، این بخشی از طبیعت پروژه های بزرگ است که برخی از قسمت های آن ها طی مسیر انجام پروژه تغییر نماید. لذا هر چقدر محدوده پروژه در ابتدای کار بهتر تعیین شده باشد ، تیم بهتر خواهد توانست که از پس تغییرات بعدی بر بیاید.

مستند محدوده همچنین مواردی را که در ابتدا ذکر نشده اند ، حال ضمنی باشد یا صریح ، را نیز مقرر می نماید. یعنی اهداف و وظایفی که در مستندات محدوده پروژه لیست نشده اند ، به عنوان موارد خارج از محدوده لحاظ می شوند. لازم به اشاره است که مدیر پروژه همچنین می تواند لیستی از کار هایی که قرار نیست جزئی از پروژه باشند را تهیه نماید. چرا که این مستندات در واقع برای تعیین حد و مرز هر پروژه می باشند.بنابر این رهبران پروژه باید نیازمندی ها را گرفته و تعیین کننده که روال و نظم کار به چه صورت خواهد بود. که این اقدامات نهایتا به یک ساختار تقسیم کار یا همان work breakdown structure (WBS) می انجامد.

نکته : ساختار تقسیم کار یا work breakdown structure (WBS) همان طور که از نامش پیداست ، به مجموعه تصمیمات و فعالیت هایی گفته می شود که طرح کلی کار را به بخش های کوچک تر و وظایف لازم برای اجرای آن ها ، تقسیم می نمایند.

یک مستند محدوده که به خوبی تفسیر شده است ، به عنوان بخش مهمی از مدیریت پروژه موثر در نظر گرفته می شود و محدوده پروژه باید برای هر پروژه مشخص شود، با صرف نظر از این که چه روشی از مدیریت پروژه قرار است استفاده شود. همچنین ذی نفعان پروژه می باید این اختیار را داشته باشند که قبل از شروع هر گونه اقدامی ، اسناد محدوده پروژه را بازنگری کرده ، در آن تجدید نظر کرده و نیز آن را به تایید نهایی خود برسانند. و نهایتا پس از تکمیل و تایید محدوده پروژه ، مدیر پروژه قادر خواهد بود که وظایف را به صورت کار آمد تشخیص داده و تیمشان را در مسیر انجام کارها برای توسعه و تحویل به موقع پروژه با هزینه های در نظر گرفته شده ، هدایت نمایند.

مدیریت و طرح ریزی محدوده ( دامنه )

مدیران پروژه می باید نیازهایی را که در جریان پیشرفت پروژه برای بروز رسانی و تغییر ایجاد می شوند را پیشبینی کرده و تمامی تغییراتی که طی فرآیند انجام پروژه بر روی محدود پروژه اعمال می شوند را به دقت کنترل کرده و مستند سازند. که البته این کار مستم مهارت های بالایی در مدیریت پروژه می باشد. همچنین برای تحقق چنین موردی ، نیاز هست که مدیران پروژه و دی نفعان ، به مستندات تهیه شده برای محدوده پروژه پای بند بمانند. بدین صورت که قبل از اجرای هر درخواستی بررسی نمایند که کدام درخواست ها در محدوده تعیین شده پروژه می باشد و چه درخواست هایی خارج از آن دامنه است.

مدیران پروژه باید بر روی پروسه های مدیریت تغییراتی که تعیین کننده شیوه ارزیابی درخواست های مبتنی بر به روز رسانی و تغییرات در پروژه هستند ، تاکید نمایند. چرا که در واقع این قدرت تمیز درخواست هایی درست و درخواست های خارج از محدوده پروژه است که به سازمان ها اجازه می دهد از شر خزش محدوده ، در امان بمانند. در واقع همانطور که قبلا نیز اشاره نمودیم ، خزش محدوده زمانی رخ می دهد که کارهای بیشتر و بیشتری به پروژه در حال انجام راه می یابند. و این گونه است که این فرآیند خزش محدوده رفته رفته به تحمیل هزینه های اضافی و افزوده شدن کار غیر ضروری بر کار های تیم ، می انجامد. فرآیندی که ممکن است حتی کیفیت کلی کار و موارد قابل تحویل ( deliverables ) در نظر گرفته شده را نیز به مخاطره باندازد.

تفاوت محدوده پروژه و محدوده محصول

محدوده پروژه نه باید با محدوده محصول اشتباه گرفته شود. محدوده محصول در واقع تعیین کننده ظرفیت ها ، ماهیت ، امکانات و عملکرد های محصول نهایی می باشد ، که پس از تکمیل پروژه نتیجه خواهد شد. رهبران پروژه در واقع می باید علاوه بر مستند سازی محدوده پروژه ، محدوده محصول را نیز مستند سازی نمایند. تا این دو به نوعی مکمل هم باشند. و با استفاده از هر دو آن ها ، که هر کدام به نوعی دیگر را پشتیبانی می کند ، به صورت کاملا واضح برای سازمانشان تعیین نمایند که پروژه نهایی به چه شک خواهد بود. و سازمان می خواهد به چه محصولی دست یابد.

منبع : تی کدر / تیکدر

مفهوم Project Scope یا همان محدوده پروژه در مهندسی نرم افزار